На прошедшей неделе ведущие специалисты нашей компании Владимир Виноградов, директор по прикладному ПО и Любовь Артамонова, эксперт по методике налогообложения отвечали на заинтересованные вопросы многочисленных посетителей сайта taxpravo.ru. Самого влиятельного негосударственного сайта по налогообложению.
Сегодня сдача отчетности в электронном виде привлекает свыше 70% организаций и предпринимателей, считает «Российский налоговый портал». Есть возможность формировать и передавать электронные отчеты во все контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Что нужно знать, чтобы подключиться к системе электронной сдаче отчетности, как правильно заполнить налоговые декларации и расчеты, с какими проблемами можно столкнуться, и как подтвердить отправку деклараций? На все эти и многие другие вопросы ответ дали специалисты на онлайн-конференции "Система сдачи электронной отчетности по каналам связи и порядок подключения к ней", которая прошла 12 октября на Российском налоговом портале.
На вопросы отвечали Владимир ВИНОГРАДОВ, директор по прикладному ПО и Любовь АРТАМОНОВА, эксперт по методике налогообложения ЗАО «Овионт Информ».
Вопрос. Борис Емельянович, компания «Веста»:
Почему при сдаче отчетов в ИФНС трудности как правило не возникают. А вот при сдаче РСВ-1 и индивидуальных сведений в ПФР много проблем? То у них отчет не так "лег", то копейки не "идут"? Хотя все сдано, порой по 2 недели один только ПФР сдаем. Как эту проблему решить? Так и будет? Так и зачем тогда нужная эта электронка? Без нее было легче.
Отвечает Владимир Виноградов:
Налоговая служба занимается приемом отчетности в электронном виде с 2002 г., соответственно за 10-летний стаж работы учла все нюансы процесса и наладила взаимодействие со спецоператорами связи и разработчиками программ подготовки отчетности. А вот ПФР активно занялся электронным приемом отчетности в 2010 г., поэтому и ситуация еще не наладилась. По нашему мнению, ПФР пока не идет на широкий активный контакт с разработчиками программного обеспечения и не готов использовать те формы взаимного сотрудничества, которые давно и успешно практикуются в ФНС. А в результате страдают страхователи. В ИФНС отчетность принимается в автоматическом режиме, а в ПФР Москвы и Московской области с участием инспектора. Поэтому здесь свою роль играет человеческий фактор, и инспекторы ПФР не успевают обработать в установленные сроки поступившие отчеты. Остается надеяться, что и ПФР во всех регионах в скором времени перейдет на автоматический прием электронной отчетности. Многих проблем с представлением отчетности можно избежать, используя программные средства подготовки отчетности, которые корректно рассчитывают отчеты и предупреждают о наличии расхождений. Так, программа «Баланс-2W», с помощью которой можно подготовить отчетность во все контролирующие органы, осуществляет расчет, камеральную проверку отчетности с формированием протокола ошибок, которые можно исправить до отправки отчета в ПФР. Если расхождения составляют 1 – 2 рубля, то их следует корректировать вручную так, чтобы сумма начислений по итогам отчетного периода совпадала с базой взносов, умноженной на тариф. Также удостовериться в безошибочности подготовленной отчетности в ПФР помогут программы контроля отчетности, рекомендованные ПФР, например, Chech XML-UFA.
Вопрос. Людмила:
Клиенты нашего предприятия часто запрашивают у нас выписку из ЕГРЮЛ. Как известно, это трудоемкий процесс - идти и получать в ИФНС выписку. Если мы закажем ее также по электронной почте (как и сдаем отчетность), будет ли она в такой ситуации иметь юридическую силу? Надо ли ее заверять потом идти?
Отвечает Любовь Артамонова:
Услуги по предоставлению электронных выписок из ЕГРЮЛ и ЕГРИП спецоператорами включают: 1. Проверку реквизитов контрагента; 2. Определение руководителя организации и аффилированность юридических и физических лиц; 3. Определение учредителей и их доли в собственности предприятия, а также получение доступа ко всем открытым общедоступным разделам ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Основная задача данного сервиса – мониторинг контрагентов. Выписка, полученная через данный сервис, является электронной, поэтому не содержит печати ФНС и не имеет юридической силы. Поэтому если ваших контрагентов, запрашивающих выписки, устраивает такой вариант представления информации, то вы можете предоставлять и их.
Вопрос. Лариса:
Я работаю бухгалтером «на дому», веду восемь предпринимателей и два маленьких ООО. Я могу за них за всех со своего домашнего компьютера сдавать отчеты? Что для этого мне надо и какую сумму я буду тратить на сдачу отчетов ежегодно?
Владимир Виноградов:
Да, вы можете сдавать отчетность за все предприятия, бухгалтерию которых вы ведете. Для этого у спецоператоров предусмотрены специальные тарифы, такие как «уполномоченная бухгалтерия» или «группа компаний». У каждого спецоператора своя стоимость данных тарифов, которая варьируется в зависимости от региона, количества обслуживаемых налогоплательщиков, а также от желания или необходимости отчитываться за них в ПФР, ФСС, Росстат и другие контролирующие органы.
Вопрос. Татьяна:
При подаче отчетности в ПФР надо нумеровать пачки, которые мы отправляем. Нумерация как идти должна - с момента возникновения компании или своя нумерация каждый раз при отправке документов?
Любовь Артамонова:
Нумерация пачек в ПФР ведется с момента возникновения компании и представляет собой возрастающую последовательность номеров для пачек с годовой и квартальной отчетностью. Однако в некоторых отделениях ПФР могут возникнуть требования, чтобы нумерация осуществлялась в пределах одного года и начиналась с какого-то фиксированного числа, например, в 2011г. были требования нумеровать пачки 15001, 15002 и т.д. По этой причине в программе подготовки отчетности «Баланс-2W» в режиме «Персонифицированный учет» реализована возможность настраивать нумерацию пачек.
Вопрос. Галина Ивановна:
Наша фирма в сентябре сменила адрес и теперь относится к другому району. Ей присвоили в Пенсионном фонде новый регистрационный номер. Надо ли в связи с этим менять сертификат для сдачи отчетности в фонд в электронном виде?
Любовь Артамонова:
Необходимость смены сертификата зависит от того, какой спецоператор связи предоставил Вам данную услугу и входит ли смена регистрационного номера в ПФР в предоставляемый Вам тариф. Например, у СКБ Контур независимо от тарифа смена регистрационного номера в ПФР не влечет смену сертификата, а вот смена регистрационного номера в ФСС влечет замену или выпуск нового сертификата, как и у всех спецоператоров. Стоимость выпуска нового сертификата зависит от тарифа обслуживания. Например, тариф «Оптимальный» позволяет менять регистрационный номер в ФСС неограниченное количество раз. При подготовке формы 4-ФСС в программе Баланс-2W при смене регистрационного номера ФСС и соответственно филиала ФСС приобретать новую лицензию не требуется. Необходимо лишь создать новый комплект отчетности «Страховые взносы», в котором указать новый регистрационный номер в ФСС и код нового филиала ФСС.
Вопрос. Сусанна:
Моя компания работает с таким оператором как СКБ Контур, а многие наши поставщики работают с иными операторами. Расскажите, возникнут ли тут сложности при обмене электронными счетами-фактурами?
Владимир Виноградов:
Спецоператоры связи, планирующие пройти необходимую процедуру аккредитации и стать операторами электронного документооборота первичными документами, уже сейчас работают над вопросом предоставления роуминга, включающего обмен электронными первичными документами между клиентами различных спецоператоров связи. В настоящий момент нашей компанией продолжается разработка взаимосвязанных модулей «Баланс-2: Счета-фактуры» и «Баланс-2: Обмен электронными документами», которые позволят осуществлять подготовку (заполнение) счетов-фактур, формирование электронного файла, удовлетворяющего требованиям формата, установленного ФНС России, с последующим подписанием ЭЦП и/или шифрованием и отправкой контрагенту через различных операторов документооборота, а также получение и просмотр полученных XML-файлов счетов-фактур, ведение архива электронных документов.
Вопрос. Валентин:
Получается, что предприятия с численностью более 100 человек поставили в ловушки. Дело в том, что мы сдаем электронную отчетность и постоянно платим за какие-то сертификаты. Причем, порой данные нашего предприятия заносят операторы (которые обновляют сертификаты) с ошибками и мы повторно платим за изготовление новых сертификатов. Иначе отчет не сможем сдать. Тут спорить некогда. Как остановить такой произвол?
Владимир Виноградов:
Предприятия платят не просто за сертификаты, а за возможность представлять отчетность в электронном виде по каналам связи, не посещая лично контролирующие органы, особенно в пиковые, последние дни сроков сдачи. Представители сервисного центра спецоператора перед выдачей сертификата ЭЦП просят клиентов заполнить анкету, в которой клиенты указывают свои регистрационные данные. После чего, на основании данных анкеты в автоматизированном режиме создаётся электронный запрос на формирование сертификата, и этот запрос отправляется в удостоверяющий центр, где и формируется сертификат. А затем этот сертификат отправляется в контролирующие органы, например в случае отчетности в ФНС в систему ИРУЦ (информационная система уполномоченных ФНС удостоверяющих центров). Каждый контролирующий орган может предъявлять свои требования к сертификатам ключей, и эти требования учитываются при формировании сертификатов. А насколько хорошо учитываются эти требования, зависит от спецоператора и сервисного центра, к которому обращается клиент. Поэтому ответственность за неверные регистрационные сведения лежит на представителях предприятия, которые заполняют анкету, и сервисных центрах, которые эти сведения заносят в электронную систему. Что можно здесь посоветовать? Обращайтесь к опытным, известным сервисным центрам, имеющих большой опыт работы и представляющих интересы надежных спецоператоров В случае, если ошибка произошла по вине оператора, то вам должны заменить сертификат бесплатно.
Вопрос. Ирина Викторовна:
Наше предприятие обязано сдавать отчеты в ИФНС, ПФР и ФСС только электронным путем, потому что численность сотрудников превышает 100 человек. А как быть в такой ситуации, когда отключена электроэнергия по причинам от нас не зависящим, плохое качество интернет-связи? Дело в том, что на бумажном носителе ничего не примут? Объясните, как быть в такой ситуации.
Любовь Артамонова:
От форс-мажорных ситуаций, например, отключение электроэнергии, сбои в доступе к Интернету, а также «пробки» на дорогах по пути в ИФНС, ПФР, ФСС, коллапсы в метро и пр. не застрахован никто. Поэтому, если ситуация пиковая, то у вас всегда есть выходы: 1) распечатав отчет и выгрузив его на электронный носитель, отвезти лично или через представителя; 2) отправить распечатанный отчет по обычной почте. Хорошо бы еще при этом заручиться документальной поддержкой, подтверждающей факт наличия форс-мажорного обстоятельства. Например, взять у своего Интернет-провайдера письмо, подтверждающее факт отсутствия Интернет-соединения в нужное время. Имеется практика, когда контролирующие органы с пониманием относятся к таким случаям. Контролирующие органы имеют право отказать в приеме отчетности, только если она представлена не по установленной форме или не по установленному формату. Иных оснований для отказа в приеме нет. При несоблюдении способа сдачи налоговой отчетности ИФНС может оштрафовать вашу компанию на 200 руб. (по ст. 119.1 НК РФ). Ответственности за несоблюдение способа сдачи отчетности в ФСС и ПФР в Законе №212 о страховых взносах и в Законе №125 о взносах на травматизм нет.
Вопрос. Игорь:
Если при сдаче налоговой декларации идет сбой по вине оператора, что делать? Как потом правильно доказать свою правоту?
Любовь Артамонова:
Доказать свою правоту в случае сбоев можно, конечно же, на основании документов. Прежде всего, электронных документов, подтверждающих факт отправки отчетности. Согласно Порядку представления отчетности в ФНС в электронном виде факт сдачи отчетности в ФНС подтверждается квитанцией о приеме, в которой дата представления документа фиксируется на основании даты, указанной в электронном документе «Подтверждение даты отправки», формируемом спецоператором связи. Главная цель налогоплательщика – чтобы это подтверждение содержало дату до истечения срока сдачи. Большинство спецоператоров оперативно обрабатывают отчетность на своих серверах, и поэтому отчетность в ФНС в большинстве случаях можно отправлять до 24 часов последнего дня срока сдачи. В случае же отчетности в ПФР и ФСС, к сожалению, документом, подтверждающим срок сдачи отчетности, являются, соответственно, подтверждение о получении и квитанция, которые формируются самим контролирующим органом. На обработку и формирование таких подтверждений и квитанций может уйти до 2 дней, и поэтому отчетность в ПФР и ФСС для гарантированной сдачи мы рекомендуем отправлять в электронном виде не позднее, чем за 2 дня до окончания срока. Если же сбой происходит по вине спецоператора, то есть, вы не получили оперативно, примерно, в течение 5 – 10 минут никаких электронных подтверждений, то рекомендуем обратиться к представителю спецоператора по телефону «горячей» линии, а ваше телефонное обращение записать. Кстати, некоторые известные сервисные центры и наш, в том числе, автоматически записывают разговоры по таким телефонам, записи которых в ряде случаев были приняты во внимание при разборе конфликтных ситуаций. От технических сбоев не застрахован никто, однако спецоператоры прикладывают максимум усилий для того, чтобы их избежать. А при их возникновении делают все от них зависящее, включая информирование налогоплательщиков и контролирующих органов, круглосуточную работу серверов и службы поддержки, чтобы отчетность была вовремя сдана их клиентами.
Вопрос. Алия Борисовна:
По роду своей деятельности мне приходится работать на нескольких компьютерах и часто менять офис. Можно ли сдавать отчет в ИФНС и ПФР, не привязываясь к какому-то одному компьютеру или это невозможно? Может быть какой-нибудь онлайн-кабинет?
Владимир Виноградов:
Независимо от того, что представляет собой программа подготовки и отправки отчетности: «тонкий» или «толстый» клиент, на компьютере должны быть установлены: 1) ваш сертификат ключа ЭЦП и действующие сертификаты ключей ЭЦП контролирующих органов, 2) программа криптозащиты информации и 3)некоторые дополнительные компоненты, обеспечивающие работоспособность сервиса отправки отчетности. Поэтому для отправки отчетности в электронном виде все-таки лучше выделить один конкретный компьютер, либо ограничиться фиксированным набором таких компьютеров.
Вопрос. Карина:
Слышала, что инспекторы могут посчитать бумажную декларацию несданной, если компания наша обязана по закону отчитываться электронно. Могли бы вы привести судебную практику по решению таких вопросов? Очень необходимо это в работе.
Любовь Артамонова:
Контролирующие органы имеют права отказать в приеме отчетности, только если она представлена не по установленной форме или не по установленному формату. Иных оснований считать отчетность несданной и отказать в ее приеме, нет. При несоблюдении же способа сдачи налоговой отчетности ИФНС может оштрафовать вашу компанию на 200 руб. (по ст. 119.1 НК РФ). Ответственности за несоблюдение способа сдачи отчетности в ФСС и ПФР в Законе №212 о страховых взносах и а в Законе №125 о взносах на травматизм нет. При подготовке отчетности в контролирующие органы в программе «Баланс-2W», у наших клиентов есть абсолютная уверенность в том, что все формы отчетности соответствуют утвержденным законодательством формам и форматам.
Вопрос. Константин:
Будут ли иметь юридическую силу письма - переписка с ИФНС? Например, наша компания часто заказывает акты сверок с налоговым органом. Приходят акты, но без подписи руководителя ИФНС. Можем ли мы оперировать таким документом?
Владимир Виноградов:
Акты сверки с ИФНС, полученные в электронном виде, пока юридической силы не имеют. Для этого необходимо получить подтверждение ИФНС при личном присутствии или через представителя. Акт сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом состоит из сведений по данным ИФНС, сведений по данным налогоплательщика и сумм расхождений, если таковые выявлены. Для юридической значимости документа необходимо наличие подтверждений с обеих сторон. Порядок представления акта сверки расчетов с бюджетом в электронном виде уже утвержден, остается дождаться только утверждения формата самого акта сверки, и тогда можно будет говорить о юридически значимом документообороте. Но, по нашему мнению, утвержденный Порядок тоже является «половинчатым», поскольку на основании его налогоплательщик будет получать в электронном виде с ЭЦП Акт сверки, ранее полученный им же в бумажном виде после проведения сверки. Получив из ИФНС акт сверки в электронном виде, для формирования показателей «по данным налогоплательщика» бухгалтеру необходимо в том или ином виде вести свой лицевой счет. Свой лицевой счет можно вести вручную, отслеживая сроки уплаты и правила начисления налогов, а можно в программе «Баланс-2: Расчеты с бюджетом». В этой программе можно загрузить акт сверки, полученный из ИФНС в электронном виде и нажатием одной кнопки заполнить столбцы «по данным налогоплательщика» и «расхождения». Останется лишь заверить его подписью представителя ИФНС.
Вопрос. Бухгалтер ООО «Светлана»:
Посоветуйте, с какой фирмой можно работать по сдаче отчетности электронным путем? Они одинаковы или есть свои плюсы и свои минусы?
Владимир Виноградов:
В настоящее время в каждом регионе России функционируют несколько спецоператоров связи и еще больше их сервисных центров, конкурирующих между собой и поэтому старающихся предоставить свои услуги более качественно. Конечно, свои плюсы и свои минусы есть у каждого из них. Ознакомиться с ними мы рекомендуем на их Интернет-ресурсах или, например, поинтересовавшись у своих коллег и партнеров. На наш взгляд предпочтительнее известные сервисные центры, давно оказывающие эти услуги и имеющие в штате опытных, квалифицированных специалистов. Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» является партнером компании СКБ Контур, поэтому для отправки электронных документов мы рекомендуем пользоваться программным комплексом «Баланс-2W Экстерн». Этот комплекс позволяет: – подготовить отчетность во все контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор); – проверить отчетность по таким же контрольным соотношениям, которые применяются в контролирующих органах; – отправить отчетность в электронном виде по каналам связи; – получить консультацию по телефонам «горячей» линии, через форум или по электронной почте.
Источник: «Система сдачи электронной отчетности по каналам связи и порядок подключения к ней»