Курс на цифровизацию экономики делает электронные документы неотъемлемой частью функционирования бизнеса. Чем больше компании отказываются от бумаги, тем острее встает вопрос безопасного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости. О том, какие задачи решают современные системы архивного хранения, и как это реализовано в программе «Баланс-2: Архив ЭДО», читайте в интервью с директором по прикладному программному обеспечению АО «ОВИОНТ ИНФОРМ» Владимиром Виноградовым.

— Какие функции должна обязательно выполнять система хранения электронных документов (СХЭД) согласно действующему законодательству. Какие технические решения сегодня есть?

— В России, согласно принятым правилам, система хранения электронных документов (СХЭД) должна выполнять несколько функций.

1. Принимать электронные документы на хранение и верифицировать их при поступлении в архив.
2. Хранить документы вместе с их метаданными, и иметь возможность упорядочивать их по датам, типам и другим метаданным.
3. Вести специальные журналы и списки для учета документов, включая книги поступления, выбытия, описи и другие реестры.
4. Дополнять метаинформацию о хранимых документах специализированными атрибутами, добавляемыми по желанию пользователя.
5. Предоставлять гибкие средства поиска, такие как атрибутный, полнотекстовый, интеллектуальный.
6. Предоставлять возможность продлевать срок действительности электронных подписей для обеспечения юридической значимости документов в течение всего срока хранения.
7. Автоматизировать работу с документами в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел.
8. Осуществлять резервное копирование документов архива.
9. Проверять доступность и воспроизводимость документов в архиве.
10. Преобразовывать документы в другие форматы, например, PDF/A, ZIP-контейнеры с метаданными, или переносить их на другие носители, при необходимости.
11. Контролировать истечение сроков хранения документов и осуществлять их документированное уничтожение. СХЭД должна представлять собой комплексное решение, которое не только сохраняет документы, но и обеспечивает их юридическую значимость и оперативный доступ к документации в течение всего срока хранения. При этом решение должно соответствовать нормативным требованиям российского законодательства.

— Какие преимущества и недостатки вы видите в сравнении локального (on-premise) архива и облачного хранения?

— У каждого способа есть свои плюсы и минусы. У локального хранения — то есть хранения на компьютере или сервере пользователя — преимущества таковы:

1. Больше возможностей настройки автоматизации бизнес-процессов работы с документами, интеграции и оптимизации доступа к данным.
2. Возможность работать без интернета. Доступ к архиву возможен, даже если нет подключения к сети.
3. Контроль над обеспечением безопасности данных в соответствии с корпоративной политикой, в том числе с ограничением физического доступа.
4. Независимость от внешних сервисов и провайдеров. Это уменьшает риски простоев, связанных с отсутствием доступа к интернету или сторонним сервисам.

Решение подходит как малому бизнесу, так и крупным холдингам, особенно если им важен физический контроль над данными. Крупным холдингам особенно удобно такое решение, так как им часто важен физический контроль над данными. Минусы on-premise решения такие:

1. Нужны дополнительные затраты на оборудование и обслуживание компьютеров, оплату работы IT-специалистов и специалистов по информационной безопасности.
2. Приходится самостоятельно обеспечивать безопасность и резервное копирование, а это требует достаточного уровня экспертизы.
3. Ограниченная масштабируемость и гибкость — при росте объема данных нужно физически расширять инфраструктуру.

Второй вариант хранения данных — в облаке. Среди плюсов можно отметить, главным образом, минимизацию затрат на развертывание и поддержку работы архива.

Минусов больше:

1. Работа зависит от качества и стабильности интернета. Проблемы с подключением могут мешать работе.
2. Могут возникнуть дополнительные ограничения на размер и условия хранения данных.
3. Возможные юридические и регуляторные сложности, связанные с хранением данных за пределами компании.
4. Некоторые компании испытывают недостаток контроля над инфраструктурой и процессами.
5. Могут возникать скрытые или непредвиденные расходы при масштабировании или дополнительном использовании услуг.

— Когда стоит выбрать решение on-premise, а когда можно остановиться на облачном варианте хранения?

— Выбор между локальным архивом и облачным хранением зависит от специфики бизнеса, требований к безопасности и доступности данных, бюджета и готовности к управлению IT-инфраструктурой.

Локальный архив лучше подходит организациям с высокими требованиями к безопасности, которые готовы инвестировать в свою инфраструктуру и хотят полностью контролировать данные.

Облачное хранение оптимально для компаний, которые нуждаются в масштабируемом и доступном из любой точки решении с минимальными затратами на обслуживание.

В ряде случаев целесообразно использовать гибридный подход. Он сочетает преимущества двух моделей для разных категорий документов и задач.