11 ноября 2025 года в Москве в центре «Цифровое Деловое Пространство» (ЦДП) прошел Международный Форум по электронному документообороту — ключевое событие в сфере электронного документооборота 2025 г. Представители АО «ОВИОНТ ИНФОРМ» не могли остаться в стороне и приняли активное участие в мероприятии, где были озвучены современные подходы к организации хранения и управлению цифровыми документами.

Форум ЭДО собрал более тысячи специалистов индустрии электронного документооборота и заказчиков систем ЭДО, представителей Федеральной налоговой службы, профильных министерств и ассоциаций.

Центральным событием стала пленарная дискуссия с участием первых лиц бизнеса и власти на тему «ЭДО в бизнесе: результаты 2025 года и ключевые направления развития на 2026-й год». Своим взглядом на развитие электронного документооборота поделились руководитель ФНС Российской Федерации Даниил Егоров и заместитель генерального директора СКБ Контур Михаил Добровольский. Модерировал дискуссию президент ассоциации «РОСЭУ» Юрий Малинин.
 


Практический опыт внедрения стандартов работы с ЭДО

Отметим выступление на Форуме  Людмилы Щербаковой, главного бухгалтера Межрегиональной профсоюзной организации «СИБУР Профсоюз». Л. Щербакова поделилась успешным опытом стандартизации электронного документооборота в структуре, объединяющей 30 первичных профсоюзных организаций.

 По словам спикера, организация разработала и утвердила комплексный регламент, описывающий алгоритмы работы с электронными документами на всех этапах — от согласования специалистами до проверки главными бухгалтерами и финального хранения. Особое внимание было уделено процессам контроля налоговых рисков, целевого использования средств и проверки контрагентов.

Людмила отметила, что внедрение программного решения «Баланс-2: Архив ЭДО» позволило значительно оптимизировать рабочие процессы. Система обеспечивает автоматизированную сортировку по номенклатуре дел, удобный поиск по контрагентам и датам, возможность сохранения отсканированных документов в едином хранилище, а также автоматизацию процессов уничтожения документов с истекшим сроком хранения. 



 ЭДО как инструмент при реорганизации работы в офисе

О создании цифрового архива рассказал в своем докладе Виталий Кофанов, руководитель направления сопровождения финансовых систем страхового брокера Remind. Компания использует Контур.Диадок для электронного документооборота начиная с 2017 года, что уменьшило долю бумажных документов в архиве. Это помогло ей успешно пережить масштабную реорганизацию офисного пространства. 

 В 2024 году в условиях переезда и гибридного режима работы сотрудники компании нуждались в мгновенном доступе к документам. Было принято решение об организации электронного архива. Для накопленного массива документов из ЭДО и скан-копий бумажных документов  Remind выбрал решение на базе «Баланс-2: Архив ЭДО».  Это позволило организовать архив безопасно и эффективно, обеспечив полную сохранность документов и непрерывность бизнес-процессов.

С точки зрения экологии компания сдала на переработку более 10 тонн бумаги, сэкономив 176 деревьев и значительные объемы пресной воды.
 


Жизненный цикл электронного документа: архив как стратегический инструмент

Владимир Виноградов, директор по прикладному ПО АО «ОВИОНТ ИНФОРМ», представил комплексное видение жизненного цикла электронного документа после внедрения ЭДО. В своем докладе он раскрыл роль специализированных хранилищ электронных документов (СХЭД) и показал, как они решают задачи интеграции документов из различных источников.

В. Виноградов подробно рассказал о способах организации хранения электронных документов — от специализированных СХЭД на собственных серверах до облачных решений и систем СЭД. Докладчик описал основные задачи СХЭД: получение документов из различных источников, сканирование и извлечение метаинформации, разложение по разделам номенклатуры дел, обеспечение необходимых сроков действительности электронных подписей и долгосрочное хранение документов.

Особое внимание было уделено практическому функционалу, интересующему пользователей: возможности корректировки метаинформации документов, автоматизации работы с номенклатурой дел, связыванию документов и выявлению дублей, удобному атрибутному и полнотекстовому поиску. Владимир также представил решение компании «Баланс-2: Архив ЭДО» — систему на основе современной СУБД для эффективного управления электронными документами компании.
 


Форум ЭДО наглядно продемонстрировал возрастающую роль электронного документобоорота  в различных отраслях российской экономики, и подчеркнул необходимость для организаций в эффективном обмене и хранении документов. 
Опыт представленных компаний подтверждает: электронный архив превращает хранение документов в управляемые, безопасные и экономически выгодные бизнес-процессы.

АО «ОВИОНТ ИНФОРМ» приглашает заинтересованные стороны к обсуждению внедрения решений по управлению электронными документами.