30.10.2026
Мы живем в эпоху «информационного бума». Объемы данных, генерируемых компаниями, растут каждый год. Также растет и трафик чувствительной для компаний информации и электронных документов (ЭД), в том числе юридически значимых, требующих соблюдения определенных правил хранения. В этих условиях организация архива ЭД превращается из «задачи на будущее» в критический элемент выживания бизнеса сейчас.
Раньше документооборот был бумажным, и его объемы были физически ограничены шкафами и хранилищами. Сегодня сотрудники создают гигабайты данных ежедневно: черновики, версии, сканы, переписка. Помимо этого, у компаний есть обязанность хранить электронные документы, которыми они обмениваются с контрагентами и контролирующими органами. В итоге на серверах компаний часто возникает беспорядок. Поиск нужного договора может занимать минуты и даже часы, а иногда документы теряются безвозвратно.
Архив с понятной и утвержденной структурой и метаданными, позволяет находить нужный файл за секунды и хранить юридически значимые документы с соблюдением требований законодательства.
Законодательство при этом становится строже и требует не просто хранить документы, но и обеспечивать их неизменяемость, доказуемость и возможность предоставить по запросу. Возникают риски штрафов за утечку или потерю данных, а также невозможность доказать факт сделки в суде.
Электронный архив с политиками хранения и журналами аудита действий сотрудников помогает предотвратить эти риски и избежать финансовых и репутационных потерь.
Когда документы разбросаны по десяткам и сотням компьютеров, очень сложно отследить их утечку, а иногда и невозможно. Например, вирус-шифровальщик может уничтожить бухгалтерию на одном ПК, и восстановить данные будет неоткуда.
Централизованный архив с разграничением прав доступа и регулярным резервным копированием становится надежной страховкой от подобных атак.
Индексируемый электронный архив ускоряет бизнес-процессы.
С его помощью для получения справки за прошлый год не нужно поднимать архивы на бумаге или долго искать по папкам на файловом сервере, что в итоге экономит время сотрудников и деньги компании.
Налоговая, трудовая инспекция, аудиторы — все они требуют документы в сжатые сроки. Архив позволяет за минуты сформировать выборку документов по запросу и направить в контролирующие органы.
Отметим, что различные типы документов имеют свои сроки хранения (от 1 года до 75 лет и даже более, например, о правах на имущество). Обеспечить сохранность файлов на протяжении десятилетий на обычных ПК невозможно из-за смены форматов и износа носителей.
Специализированный архив и его централизованное обслуживание могут обеспечить читаемость данных даже через десятки лет.
Архив электронных документов сегодня — это не просто папка с файлами. Это элемент системы управления жизненным циклом информации. В условиях роста объемов данных и угроз кибербезопасности отсутствие или наличие такой системы становится конкурентным недостатком или преимуществом.
Если говорить о нормах законодательства, то тут стоит уделить внимание следующим документам:
Можно сказать, что это ключевой документ для бухгалтерских ЭД так как именно он регламентирует обязанность экономических субъектов обеспечивать хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Здесь же прописана обязанность хранить в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Пункт 3 данной статьи указывает, что именно экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Устанавливает общие принципы хранения документов (в том числе электронных). Он не определяет единых сроков хранения ЭД, но отсылает к профильным нормативным актам, в которых эти сроки указаны для конкретных категорий.
Тут закреплены сроки хранения для различных категорий документов. Например, бухгалтерские и налоговые документы должны храниться 5 лет; кадровые документы от 50 до 75 лет (для документов, оформленных до 1 января 2003 года); документы по охране труда – 45 лет.
Помимо приведенных выше документов, требования к хранению и предоставления ЭД прописаны также в: ст. 93 НК РФ (налоговые документы), 152-ФЗ (персональные данные), 63-ФЗ (юридическая сила ЭП), Приказе Росархива от 31.03.2023 №77.
Сегодня электронный документооборот успешно реализуется операторами ЭДО. И они действительно хранят документы пользователей. Но стоит учитывать, что в конечном итоге ответственность за сохранность, неизменяемость и своевременное предоставление ЭД лежит на «экономическом субъекте». То есть – на вашей компании. Нормативные документы, из которых это следует, мы рассмотрели выше. Поэтому организация архива на стороне пользователя — не рекомендация, а требование закона и уверенность в правильности организации своего бизнеса.
К сожалению, сегодня количество рисков связанных с хранением документов на сторонних серверах (сервера операторов ЭДО, облачные хранилища и т.д.) продолжает расти. К регулярным DDOS-атакам на сервисы крупных компаний и операторов связи добавляются угрозы физических атак на дата-центры и их инфраструктуру.
Естественно, что в этих условиях все больше компаний для хранения чувствительных данных выбирают решения для организации архива на собственных электронных ресурсах.