О новых правилах организации хранения электронных документов, штрафных санкциях и принципах выбора поставщика программного решения в нашем материале.
Как известно, с 2023 года вступили в силу новые правила организации хранения документов в архиве[1], причем эти правила распространяются и на обычные коммерческие организации. Пункт 4 правил прямо говорит: «хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов – СХЭД». И типовые требования к СХЭД утверждены отдельным актом[2]. И, конечно, владелец бизнеса может выделить отдельного сотрудника, который бы тщательно изучил все эти правила и обеспечил их соблюдение на практике – но есть нюанс: в одном только приказе о правилах хранения – 225 пунктов, а различных типовых форм учетных документов – 30. Сколько времени займет организация правильного хранения архивных документов, проведение экспертизы ценности, описи и множества других процессов, особенно, если ваша организация никогда глубоко не вдавалась в эти тонкости? Особенно в том контексте, что почти никто толком еще и не знает, как в действительности правильно соблюдать все требования на практике; еще не прокатилась волна судов и пояснительных писем, которые бы разъясняли нюансы и подшлифовали подводные камни – а ведь едва ли хочется стать организацией-пионером и выяснять истинное толкование в административном процессе с риском получить штраф по ст. 13.20 или 13.25 КоАП – а штрафы там доходят до трехсот тысяч рублей.
В общем случае, едва ли владельцу бизнеса захочется терять человеко-часы и средства на то, что не увеличит прибыль, с риском сделать неправильно; и мы не откроем великой тайны, сказав, что на рынке уже есть организации, которые погрузились в вопрос и создали СХЭД, обеспечивающие надлежащее хранение документов – но как убедиться, что продукт организации действительно полностью соответствует выдвигаемым требованиям, а не только позиционирует себя таковым? Конечно, в эпоху рассвета стартапов можно найти компанию на любой вкус и цвет, и в случае с выбором программного обеспечения для дизайнеров можно себе позволить выбирать то, к чему лежит душа, не взирая на опыт и репутацию компании, исходя лишь из внешнего вида продукта, но выбирая поставщика программного обеспечения для выполнения императивных требований, действительно важно убедиться, что поставщик понимает, что делает. Сходу трудно сформулировать какие-то критерии, которые помогли определить качественного поставщика. Впрочем, один из них очевиден: это время работы на рынке информационных технологий. Кстати говоря, компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» уже более 26 лет успешно на нем развивается.
Существуют разные специализированные отечественные программные решения и технологии, позволяющие эффективно управлять электронными документами и обеспечивать их сохранность. К примеру, многие клиенты компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» уже давно успешно используют нашу разработку – программу «Баланс-2: Файловый архив электронных документов», которая предназначена для работы с файлами юридически значимых электронных документов учета, отчетности и документооборота с контролирующими органами.
Кроме этого, мы разработали программный модуль «Баланс-2: Архив ЭДО», который предназначен для архивного хранения и обмена электронными документами. Программа является дополнением к системе Контур.Диадок.
Оперативное внедрение и запуск в работу проверенных временем программных решений сэкономит владельцу бизнеса не просто время и деньги, но самое главное – нервы, ведь за качество переживать не придется.
[1] Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 06.09.2023 N 75119)
[2] Приказ Росархива от 15.06.2020 N 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов" (Зарегистрировано в Минюсте России 20.10.2020 N 60484)