Напутствие менеджерам, устраивающим банкет

Источник: "Главбух" № 24, 2007

Чтобы без проблем учесть расходы на празднование Нового года, нужно четко сказать менеджеру-организатору, какие документы понадобятся бухгалтерии. Даже если раньше ему не приходилось оформлять подобные бумаги, справиться с задачей поможет наша инструкция.

Праздник проводится в офисе

Какие именно документы вы должны принести в бухгалтерию вашей компании, зависит от того, как вы расплачиваетесь с продавцом — «живыми» деньгами или по безналичному расчету.

Расплачиваемся наличными

Отдав за продукты и алкоголь наличные, обязательно попросите выдать вам:

• кассовый чек;
• товарный чек.

Если на застолье планируется потратить крупную сумму, то попросите секретаря (или бухгалтера) оформить на ваше имя доверенность от компании. Получив эту бумагу, запрашивайте в магазине следующие документы:

• кассовый чек;
• счет-фактуру;
• накладную с подробным описанием купленных продуктов, напитков и других товаров.

После того как все необходимое куплено, составьте авансовый отчет и вместе с перечисленной «первичкой» отнесите его в бухгалтерию.

Рассчитываемся по «безналу»

Не важно, самостоятельно вы забрали оплаченные товары или их доставили в офис рабочие продавца — в любом случае с поставщика нужно получить:

• накладную;
• счет-фактуру.

Банкет в ресторане

Когда праздничный вечер проводится в кафе или ресторане, в бухгалтерию необходимо принести:

• договор на оказание услуг;
• счет на оплату;
• акт об оказании услуг (приготовлении блюд);
• накладную на купленную в ресторане готовую продукцию (спиртные напитки, соки в пакетах, икру и т. д.);
• счет-фактуру.

Любое заведение, в которое вы обратитесь, может представить стоимость банкета в двух видах. Первый — перечень блюд с ценами в расчете сразу на всех посетителей. Например: Пирог с начинкой из лосося (3 кг) — 1750 руб. Запеченная телячья нога с соусом (4 кг) — 2000 руб.

Второй вариант — по порциям. То есть: Жюльен с грибами (100 г) — 145 руб. (30 пор.) Рулет из говядины (150 г) — 199 руб. (30 пор.)

Узнайте у бухгалтера, какой вариант для него предпочтительнее. И даже если в ресторане принято представлять заказ порционно, обычно не составляет труда договориться, чтобы счет выписали за блюдо в целом.

Если на вечер приглашены партнеры, то нужно подготовить еще несколько деловых документов. Эти бумаги подтвердят, что расходы на организацию праздника относятся к представительским.

1. Программа мероприятия. В ней расписывают обычно следующее:
   • Ф.И.О. гостей и наименование организации, интересы которой они представляют;
   • Ф.И.О. сотрудников вашей компании, которые идут на встречу;
   • место проведения встречи;
   • подробный план (в какое время начинается и заканчивается официальная часть, подают закуски и т. д.);
   • тезисы приветственной речи;
   • данные о достижениях компании за год;
   • награждение лучшего клиента или сотрудника;
   • перечень проблем, которые необходимо решить;
   • подведение итогов.
2. Смета. В ней достаточно определить, сколько примерно будет истрачено. Но при этом нужно четко указать, на что пойдут деньги: на еду, оформление и т. д.
3. Приглашения партнерам, клиентам, сотрудникам. Можно составить реестр рассылки, из которого будет видно, кто именно приедет на вечер.
4. Отчет о проведенной встрече. В нем надо отразить не только сумму фактических расходов, но и то, каких целей достигла компания, организовав мероприятие. Выглядеть это может так: «Сторонами разработан план совместной деятельности на предстоящий год». Или: «Компании подтвердили взаимные обязательства на следующий год».