Принятые в 2008 году поправки к Бюджетному кодексу РФ, а также серьезные изменения, внесенные в нормативные акты Министерства финансов и Федерального казначейства, вступившие в силу с 1 января 2009 года, оказывают значительное влияние на бюджетный процесс в Российской Федерации. Эти изменения касаются всех его участников и предъявляют очень высокие требования к качеству информационного обеспечения и электронного взаимодействия между ними.
Анализ новой нормативной базы бюджетного процесса показал, что в наибольшей степени документооборот и процесс взаимодействия с органами Федерального казначейства изменились для бюджетополучателей, наделенных полномочиями получателя бюджетных средств (ПБС).
Рассматривая информационную составляющую бюджетного процесса, можно выделить существенные изменения в документообороте, которые в наибольшей степени иллюстрируют необходимость автоматизации деятельности ПБС в процессе исполнения бюджета и, следовательно, его потребность в использовании специального программного обеспечения.
Прежде всего, в соответствии с приказом Федерального казначейства №7н от 7.10.2008 года серьезные изменения претерпел порядок открытия и ведения лицевых счетов. Лицевой счет – это регистр учета, который позволяет отразить определенные операции по особым требованиям. Он является тем информационным показателем, который позволяет сгруппировать эти операции в соответствии с различными признаками. Раньше каждый отдельный лицевой счет отражал определенные полномочия участника бюджетного процесса по бюджету, по внебюджетной деятельности, по аренде, по оперативно-розыскной деятельности и т.д.
Теперь операции привязаны к полномочиям получателей средств соответствующего бюджета. Все эти операции связаны с участником бюджетного процесса, который создает обязательства в рамках ответственности, делегированной ему его главным распорядителем. Поэтому количество лицевых счетов, открываемых ПБС, уменьшилось, они унифицированы для бюджетов всех уровней, а количество отражаемых на них операций увеличилось. Все операции по ликвидированным лицевым счетам теперь осуществляются на лицевом счете с типом 03, что коренным образом меняет документооборот ПБС и предъявляет повышенные требования к автоматизации этого процесса.
Второй принципиальный момент в бюджетном процессе ПБС связан с переносом центра ответственности за эффективность использования бюджетных средств на главного распорядителя бюджетных средств. Теперь детализация бюджетных данных по статьям и подстатьям классификации операций может быть делегирована Министерством финансов Российской Федерации главному распорядителю, от него – распорядителю, далее в соответствии с соподчиненностью, заканчивая получателем бюджетных средств. Таким образом, главному распорядителю бюджетных средств предоставляется возможность распределять лимиты бюджетных обязательств одному своему подведомственному получателю более подробно, другому – менее. Такой гибкий подход позволит главному распорядителю создать эффективные системы управления финансами в своей сфере для достижения поставленных целей с делегированием отдельных полномочий и ответственности на уровень получателей бюджетных средств. Это нововведение повлекло за собой изменение структуры расходного расписания и появление совершенно нового документа в документообороте ПБС – исходящего расходного расписания. То есть, если бюджетный показатель доводится до ПБС укрупнено (в настоящий момент это касается только получателей федерального бюджета), то в этом случае каждый ПБС обязан предоставить в орган федерального казначейства расходное расписание на детализацию бюджетной классификации, по которой он будет осуществлять свои кассовые расходы.
Введение в документооборот ПБС нового (и весьма сложного по своей структуре) исходящего документа накладывает повышенные требования к информационному обеспечению и уровню автоматизации процессов функционирования финансовых подразделений, поскольку усложняет технологический процесс обработки, хранения и учета поступающей информации.
Третьим важным изменением, внесенным в существующий порядок кассового обслуживания исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации (Приказ Федерального казначейства № 8н от 10.10.2008 г.), является то, что бюджетополучатели (в том числе получатели бюджетных средств) для осуществления кассовых выплат представляют в органы Федерального казначейства по месту обслуживания не платежные поручения, а специальные документы, которые непосредственно привязаны к операциям:
Существенным отличием от платежного поручения является наличие возможности в одном документе указать кассовый расход по нескольким кодам классификации. Если раньше, при подготовке платежного поручения возникали трудности с указанием необходимой для санкционирования операции информации, в силу того, что в поле «Назначение платежа» платежного поручения помещался сложный в обработке неформализованный текст, то сейчас в заявке на кассовый расход это можно легко сделать. Это – шаг к большей формализации информации, к возможности обрабатывать большие массивы информации о кассовых расходах ПБС.
Заявка на получение наличных денежных средств – документ, в общем-то, уже известный. Но, если раньше это был вспомогательный документ, то сейчас он стал основным первичным документом, что изменило его статус в документообороте.
Заявка на возврат – документ совершенно новый, позволяющий ПБС осуществить операцию возврата средств.
Возникновение новых документов, а также изменение статуса и наполнения существующих документов в процессе осуществления бюджетополучателем кассовых расходов, предъявляют новые, повышенные требования к вопросам обработки информации по операциям, осуществляемым ПБС.
Еще одна функция, к которой спустя какое-то время вернулось Федеральное казначейство – учет обязательств бюджетополучателей. Правда, ее наполнение существенно изменилось.
Основой учета обязательств ПБС является регистрация в органах федерального казначейства государственных контрактов, которые бюджетополучатель заключает с контрагентами. На основании информации, содержащейся в заключенных контрактах, в органах федерального казначейства формируется перечень обязательств, который является основой для составления кассового плана, предназначенного для эффективного управления ликвидностью. Сам процесс регистрации государственных контрактов достаточно сложен и сопряжен для ПБС с предоставлением большого объема как структурированной, так и неструктурированной информации. Дополнительные трудности создает процесс внесения изменений в зарегистрированный государственный контракт. Кроме того, бюджетополучателю необходимо иметь информацию о произведенных кассовых расходах в привязке к исполнению контрактов. Все перечисленное требует наличия специального инструментария для автоматизации процессов учета и исполнения обязательств ПБС.
Федеральное казначейство уделяет большое внимание развитию электронного документооборота Федерального казначейства с участниками бюджетного процесса.
Следует особо отметить, что в Порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденном приказом Федерального казначейства от 10.10.08 г. № 8н, вступившем в силу с 1 января 2009 г., явно указано, что «информационный обмен между участниками бюджетного процесса и Федеральным казначейством или органами Федерального казначейства осуществляется в электронном виде с применением средств электронной цифровой подписи. Если у участника бюджетного процесса или органа Федерального казначейства отсутствует техническая возможность информационного обмена в электронном виде, обмен информацией между ними осуществляется с применением документооборота на бумажных носителях с одновременным представлением документов на машинном носителе».
Необходимость обеспечения документооборота с органами федерального казначейства в электронном виде предполагает наличие у бюджетополучателя возможности получать и отправлять документы в структурированном виде, в форматах, утвержденных нормативными актами Федерального казначейства. И, если программное обеспечение системы электронного документооборота (СЭД), установленный у ПБС, в весьма незначительной, степени, позволяет подготовить и осуществить обмен данными с органами федерального казначейства, то у ПБС, не имеющих в силу разных причин таких точек обмена, возможности обмена структурированной информацией отсутствуют.
Таким образом, изменения в нормативной базе бюджетного процесса предъявляют более высокие и жесткие требования к информационному обеспечению и автоматизации обработки информации на рабочем месте ПБС. Причем, применение специальных программных продуктов, уже функционирующих у бюджетополучателей, в силу описанных выше причин становится невозможным, а использование для хранения и обработки информации средств общего назначения (например, Microsoft Excel) представляется весьма трудозатратным и неэффектифным. Для эффективной работы специалистов финансовых подразделений бюджетополучателя требуются специализированные программные продукты, способные в высокой степени автоматизировать бюджетный процесс, повысить надежность и эффективность работы с информацией.
Используя свой опыт работы по разработке прикладного программного обеспечения в интересах органов федерального казначейства, компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» разработала программный комплекс {$var.external}«PROБюджет», предназначенный для автоматизации процессов кассового обслуживания и исполнения бюджета организаций с полномочиями получателя бюджетных средств, для всех уровней бюджетов бюджетной системы Российской Федерации. Данный программный комплекс обеспечивает автоматизацию следующих операций:
Программный комплекс обеспечивает двухсторонний обмен получателя бюджетных средств и ОрФК. Реализованы следующие возможности:
Правильность заполнения полей документов, а также контроль остатков на лицевом счете обеспечивается специальными алгоритмами, а также применением справочной информации (коды бюджетной классификации, КОСГУ, различные справочники).
{$var.external}«PROБюджет» реализован на платформе Microsoft.NET с применением современных подходов к разработке информационных систем финансово-экономической направленности. Допускается работа как в одно-, так и в многопользовательском режиме. ПК позволяет накапливать большой объем информации за длительный срок (для этого используется СУБД Microsoft SQL Server). В результате можно получать отчетность в различных разрезах, осуществлять анализ показателей, решать задачи осуществления взаимодействия с ОрФК.
«PROБюджет» предусматривает формирование необходимых регистров бюджетного учета по результатам обработки первичных документов в соответствии с Приказом МФ РФ №25н от 10.02.2006 г. Реализована возможность передачи регистров бюджетного учета на смежное место бухгалтера для загрузки в бухгалтерскую программу. В связи с этим и благодаря своей открытости программный комплекс легко интегрируется с другими программными средствами, применяемыми в учете.
Дальнейшее развитие «PROБюджет» направлено на развитие функционала, используемого в документообороте ПБС, такого, как отражение доходов от сдачи помещений аренду и отражение средств по оперативно-розыскной деятельности, а также на разработку рабочих мест бюджетополучателей с полномочиями распорядителя бюджетных средств и администраторов доходов.
Подводя итоги, можно констатировать, что положения нормативно-правовых актов по исполнению бюджетного процесса предъявляют высокие требования к информационному обеспечению и автоматизации деятельности бюджетной организации. Следовательно, эффективное осуществление бюджетополучателем своей деятельности по исполнению соответствующих бюджетных полномочий невозможно без применения современного и специально разработанного программного обеспечения.