{$var.external}Письмо Минфина России от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589
Во многих компаниях заведен такой порядок: при увольнении сотрудник подписывает у всех ответственных лиц, в том числе и в бухгалтерии, обходной лист. И если он задолжал компании денег, то эту сумму удерживают при расчете. Но иногда вовремя обнаружить долг работника перед компанией не получается, и человек уходит, так и не вернув деньги в кассу.
Минфин России в свом письме разъяснил, что в такой ситуации долги сотрудников аналогичны «дебиторке» контрагентов. То есть списать в расходы их можно только в тот момент, когда долг становится безнадежным для взыскания.
Напомним, что пункт 2 {$var.external}статьи 266 Налогового кодекса РФ содержит все ситуации, в которых «дебиторку» можно учесть при расчете налога на прибыль. В частности, к ним относится истечение срока исковой давности. Следовательно, в общем случае подотчетные суммы, которые не вернулись в кассу, можно включить в расходы только через три года. Именно такими временными рамками ограничен период, когда задолженность еще можно вернуть.