Мы живём в век модернизации и инноваций, затрагивающих многие стороны нашей жизни. Это касается и процессов обмена документами или документооборота. В этот момент хочется вернуться к истории. А как происходил этот процесс раньше, несколько веков назад?
Облегчить и упростить свою жизнь человек хотел всегда. Особенно это касается рутинных, повторяющихся операций. К таковым, раз за разом повторяющимся, процессам можно отнести обмен документами или ведение документооборота, а также сопутствующую этому систематизацию информации.
День фактического зарождения документооборота на Руси остаётся неизвестен. Да и смогут ли когда-нибудь историки назвать абсолютно точную дату? Как доказать, что найденный документ — первый в истории? Раскопки и поиски не принесли плодов, и бумаг, относящихся к периоду до татаро-монгольского ига, (пока) не найдено. На более чем два века Русью была утрачена государственность, восстановленная в конце ХV века.
Историки отмечают ощутимые сдвиги в сфере документооборота, относящиеся к этому периоду. В состав уже тогда немалого по территории Российского государства тогда входили московский, ярославский, новгородский, тверской казанский уделы, Черноземье. Единовластное управление державой, даже при наличии аналога парламента, которой являлась Боярская Дума, не могло происходить без записанных указов, приказов и других документов. Но дошедшие до нас найденные документы не дают полной картины, а позволяют лишь сделать вывод о существовании документов и их обмене.
Естественно, происходили реформы и в этой отрасли, время выдвинуло требование «более узкой специализации» чиновников, которыми являлись писари и подьячие, до знатнейшего сословия в государстве — бояр. Были образованы «Избы» (Приказы), прообразы нынешних министерств и ведомств. Подготовке царёвых документов мешала проблема дефицита бумаги. Вследствие трудоемкости, cо временем, Приказы были разделены. Как сказали бы сейчас, по территориальному и отраслевому признакам, число их росло. Возглавлял каждый Приказ приказной судья, поставленный на это место Боярской Думой. В его подчинении находились дьяки и подьячие.
Каждый Приказ, особенно крупный, состоял из так называемых «Столов» — своеобразных структурных околотков или секторов, образованных по территориальному признаку. Прямым ведением «свиткооборота» ведали дьяки, в «касте» которых появлялись всё новые и новые «должности». Трубники, название которых образовалось от помощников охотников, звуками загонявших зверьё, и толмачи, т.е. переводчики, ведали ходом документооборота. В уделах властвовали воеводы, приводившие приказ (указание) в исполнение. В их подчинении находились канцелярии (органы административной и финансовой проверки деятельности чиновников Руси), куда входили службы писарей и толмачей, архива и печати.
«ОВИОНТ ИНФОРМ» продолжит рассказ о «бумаговращении» в нашей стране, от старинных свитков до электронных документов..