Как и каждый четвёртый четверг октября, вчера состоялась ежегодная крупномасштабная кампания за сокращение расхода бумаги — Международный День без бумаги. В социальной акции, приносящей ощутимую пользу природе, участвовали около ста тысяч организаций во всём мире.
Всемирная кампания призвана привлечь как людей, так и фирмы к сокращению избыточной траты бумаги за счёт внедрения инновационных технологий координирования информационных ресурсов. В этом году акция приурочена к Году Лесов, объявленным ООН и WWF.
Затраты на печать, сохранение, перевозку бумаги составляют немаловажные статьи расхода любой компании. По подсчётам специалистов, за истекшие 20 лет всемирное потребление бумаги возросло на 126 процентов. С 92-х до 208-ми миллионов тонн в год! Стоит отметить, что использование как минимум третьей части от всеобщего объёма бумажных документов нерационально. Было подсчитано, что единственный бумажный документ обладает 19-ю (!) рабочими копиями.
Эксперты «ОВИОНТ ИНФОРМ» считают такую акцию полезной, но недостаточной. Акцию «Без бумаги» надо проводить не раз в год, а переводить работу бизнеса в электронную форму, в частности:
Ѽ — переходить на электронный учёт, включая бухгалтерский, кадровый, складской, управленческий учет и другие виды учета;
Ѽ — переходить на электронный обмен документами с партнёрами по бизнесу, используя для этого системы защищённого юридически значимого электронного документооборота;
Ѽ — для хранения документов использовать электронную форму архива и программное обеспечение позволяющее работать с таким электронным хранилищем;
Ѽ — использовать современные программные средства, обеспечивающие работу офиса в электронном виде (различные программы делопроизводства, CRM – системы, программы подготовки, анализа и отправки отчетности, информационные системы управления проектами, различные виды ЭЦП и пр.);
Ѽ — использовать онлайн-технологии взаимодействия с различными банковскими и государственными структурами, в частности онлайн-оплату налогов;
Ѽ — ну и, в конце концов, сдавать макулатуру на переработку.
★☆Из электронного архива «ОВИОНТ ИНФОРМ»: переработка тонны бумаги экономит одновременно 17 деревьев, 3 м³ земли, 26000 л воды, 4000 кВт/ч электричества, 240 л горючего.☆★
Эти рекомендации просты и полезны и способствуют сокращению расходования бумаги. Они вполне под силу российскому бизнесу. Изучайте новые технологии управления информацией! Переводите документооборот на электронные рельсы! Ответственно распоряжайтесь бумажными ресурсами!
БУМАГА СТЕРПИТ ВСЁ, А ВОТ ВЫНЕСЕТ ЛИ ВСЁ НАША ПЛАНЕТА?