Столичные власти перейдут на облачную систему электронного документооборота (СЭД). Эксплуатировать её будут более двадцати пяти тысяч чиновников правительства города, хотя на сегодня к данной системе подключено значительно меньше пользователей из руководства Москвы и аппарата мэра.
На внедрение СЭД, в своё время, было потрачено Юрием Лужковым более ста миллионов рублей, но теперь прогресс заставляет перейти к новейшей, облачной системе. Она носит название СЭД «Практика», и была разработана и «обкатана» в Татарстане.
Базовые решения основного разработчика — организации «Системы документооборота» были значительно доработаны для использования в столице. Услуги по подключению пользователей и их доступ к СЭД будут оказываться «Электронной Москвой», достаточно успешно выполняющей IT-проекты для столичных структур уже в течение десятилетия.
Эксплуатировать новую СЭД столичные власти начали год назад. После полугодового тестирования в «пилотном режиме», тендер по обеспечению властных органов столицы выиграла «Электронная Москва». Количество пользователей заметно увеличилось, и как прогнозируется, будет расти и в дальнейшем.
Введённая в строй СЭД помогла перевести три четверти документооборота в электронный вид. Существенно уменьшились затраты на бумагу, а также различные расходные материалы, в том числе и к принтерам. Приблизительный ежегодный эффект данной экономии — более шестнадцати миллионов рублей. Возможно, сэкономленные средства будут востребованы для закупки руководителям города и префектур планшетов «iPad 2».
Очень важно и сокращение срока доставки документов. ★☆ Из электронного архива «ОВИОНТ ИНФОРМ»: «Почте России» на доставление документа адресату требовалось до трёх дней, курьеру — несколько часов, СЭД — три секунды. ☆★
Создаваться «Электронная Москва» начала при Юрии Лужкове, ещё в 2003-м. Но, как известно, столица строилась не сразу, тем более — электронная. За несколько лет сформировать её не успели. Использовалось несколько систем, которые далеко не всегда успешно взаимодействовали, не обеспечивая работу в едином комплексе.
В середине прошлого года были опубликованы итоги проверки расходования средств на информатизацию столицы с 2008-го. Были выявлены «финансовые нарушения и неэффективно использованные средства».
Первые шаги по формированию СЭД были лишь стремлением каким-либо образом автоматизировать работу городских властей. Они распространялись только на отдельные управления аппарата правительства. Количество пользователей росло, но не превысило тысячи человек. Функционал систем затронул только документооборот, однако теперь прогресс позволил сегодняшней СЭД организовать и делопроизводство.
После перемен в городских верхах, от старых систем было решено отказаться. Был сделан выбор в пользу нового решения. Сочтено целесообразным отказаться от разрозненных устаревших систем и развивать централизованную общегородскую СЭД.
Перевод правительства на электронный документооборот будет осуществлён в короткие сроки. Но при этом необходимо предусмотреть возможные риски. Хочется верить, что нынешние городские власти, используя опыт предшественников и семимильные шаги прогресса, смогут избежать ошибок и значительно повысить эффективность и качество своей работы.