Учет оплаты командировочных расходов корпоративной расчетной картой

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО "Интерком-Аудит"

Расчетная карта в соответствии с пунктом 3.1.2. Положения о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием, утвержденного Центральным банком РФ 9 апреля 1998 года № 23-П, - это банковская карта, выданная владельцу средств на банковском счете. Держатель банковской карты, согласно условиям договора между эмитентом и клиентом, может распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денежных средств. Пункт 4.6. вышеназванного Положения гласит:

Юридические лица - резиденты могут осуществлять с использованием корпоративных карт безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а также операции получения наличных денежных средств в следующих случаях:

1. получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления расчетов на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;
2. безналичная оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации
3. безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;
4. безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;
5. безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;
6. безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;
7. безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;
8. получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

При совершении операций, указанных в подпунктах 1 - 5 настоящего пункта, в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в иностранной валюте.

В случаях, когда расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, при совершении операций в иностранной валюте, указанных в подпунктах 6 - 8 настоящего пункта, допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 - 8 настоящего пункта, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Корпоративная расчетная карта позволяет распоряжаться денежными средствами юридического лица. Она может учитываться аналогично денежным документам. Для ее учета в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н, предназначен счет 50 "Касса"/субсчет 50-3 "Денежные документы". Выдача пластиковой расчетной карты работнику отражается как выдача под отчет денежных документов.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по выданным под отчет суммам в Плане счетов предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету данного счета в корреспонденции со счетами учета денежных средств отражаются выданные под отчет суммы, по кредиту в корреспонденции со счетами учета затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов - израсходованные подотчетными лицами суммы.

Согласно пункту 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года № 33н, командировочные расходы, связанные с производственной деятельностью организации, являются расходами по обычным видам деятельности.

Расчет и порядок выплаты суточных осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 декабря 1993 года № 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств".

С 1 января 2002 года Приказом Минфина РФ от 4 марта 2002 года № 15н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" установлены предельные нормы расходов по найму жилого помещения.

Стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и отчетности подлежит пересчету в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному для этой иностранной валюты по отношению к рублю (пункты 4, 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденного Приказом Минфина РФ от 10 января 2000 года № 2н).

На основании пункта 7 ПБУ 3/2000 организации и предприятия должны производить пересчет средств в расчетах с юридическими и физическими лицами в рубли по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности. Датой совершения банковских операций по валютным счетам является дата зачисления денежных средств на валютный счет или их списания с валютного счета организации в кредитной организации. Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление определенных расходов, является дата утверждения авансового отчета.

В связи с изменением курсов валют в бухгалтерском учете организации могут возникать положительные и отрицательные курсовые разницы. В соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы. Курсовая разница зачисляется на финансовые результаты организации по мере ее принятия к бухгалтерскому учету и учитывается в соответствии с Планом счетов на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Пример.

Организация направляет своего сотрудника в командировку в Турцию. Для оплаты командировочных расходов 10 марта 2003 года ему выданы 100 рублей и корпоративная расчетная карта, которая позволяет ему проводить платежи по валютному счету организации в долларах США. Сотрудник посредством корпоративной карты оплатил счет гостиницы - 576 американских долларов (72 американских доллара ($) х 8 дн.), а также получил наличные денежные средства - 344 $. По возвращении из командировки (18 марта 2003 года) он представил авансовый отчет, к которому приложил документы, подтверждающие произведенные расходы. В соответствии с приказом руководителя суточные выплачиваются в пределах установленных норм. Учетная стоимость корпоративной карты - 120 руб.